Ubieganie się o opłacenie faktury

Zapraszam na kolejny już wpis z serii „Księgowe”. Pierwszy o kłopotliwych liczebnikach znajduje się tu. Nasz podstawowy wyraz na dziś to faktura (invoice).  Możemy także spotkać się z fakturą proforma (pro forma invoice) lub fakturą zaliczkową (advance payment invoice), lub w razie błędów fakturą korygującą (correcting invoice). Jeśli chodzi o tą ostatnią to ubolewam nad brakiem słownika  zakresu rachunkowości, ponieważ znalazłam też jej tłumaczenia jako clearing invoice oraz adjustment invoice i dokładnie nie wiem, które tłumaczenie jest najbardziej poprawne czy najpopularniejsze. W książce „English for accounting” wydawnictwa BC.edu sugerowane tłumaczenie to adjustment. Jakby kogoś to bardziej interesowało podaję link (tu) do wątku na ten temat na forum tłumaczy.

Podając dane do faktury (invoice information), nie można zapomnieć o numerze identyfikacji podatkowej – NIP, czyli (Tax Identification Number). Całkowita suma do zapłaty  z ewentualnymi dodatkowymi kosztami, na fakturze będzie wyrażona jako Total due. Cena towaru zawierająca podatek to price including tax / with tax czyli wartość wyrażona w kwocie brutto (gross amount) uwzględniająca podatek VAT od towarów i usług ( VAT – value added tax) a wartość netto to (net).  Jeżeli coś podlega opodatkowaniu podatkiem VAT to mówimy, że jest liable to VAT a w języku potocznym, że jest VATable. Wracając do faktury, jest tam też wyznaczony termin płatności (due date / maturity date) np. gotówką przy odbiorze (cash on delivery), płatne 7 dni od daty wystawienia faktury (payment seven days after invoice date) itd.

Z tymi fakturami to zazwyczaj jest tak, że nadal pozostają nieopłacone. Jak zatem poinformować o tym i poprosić o płatność? Podaję kilka fraz, są uprzejme acz rzeczowe a kolejna grupa uprzejma, ale już bardziej stanowcza. Dla polskiego odbiorcy sformułowania i tak wydają się aż nazbyt grzeczne, ale grzeczność w angielskim jest aspektem kulturowym, weźmy za przykład konstrukcje z would i could o których pisałam w pośćcie „What doeas your boss really mean?”. Zapraszam na zapoznanie się z przykładowymi formalnymi sformułowaniami:

Pragnę przypomnieć, iż termin zapłaty za… upłynął… – May we remind you that your payment for…is overdue.

Pragnę przypomnieć, iż wyżej wymieniony rachunek nie został jeszcze uregulowany. – This is to remind you that the above invoice is still unpaid.

Z naszego rejestru wynika, iż nie otrzymaliśmy jeszcze przelewu za fakturę. – According to our records, we have not yet received a remittance for above invoice.

Prosimy o przesłanie przelewu w przeciągu najbliższych kilku dni. – We would appreciate if you cleared your account within the next few days.

Według naszych danych Pana rachunek jest wciąż nieuregulowany. – Our records show that the invoice still has not been paid.

Bardziej stanowcze:

Proszę o niezwłoczne uregulowanie rachunku. – Please send your payment promptly.

Nie otrzymaliśmy jeszcze zapłaty za… – We have not yet received payment for

Nalegamy na przesłanie przelewu w przeciągu 7 dni, w razie niewywiązania się proszę podać przyczyny… – We must now insist that you clear this account within the next seven days, or failing that, your reasons for not clearing this account…

Pisałam do Pani/Pana dwa razy, 2 marca i 3 kwietnia w sprawie nieuregulowanego rachunku na 8 092 £, z którym Państwo zalegacie od lutego, ale do tej pory nie otrzymałam odpowiedzi – I have written to you twice, on  the 2nd of March and 3rd of April, concerning your balance of £ 8,092 which has been outstanding since February, but, as yet I have not received a reply…

Zobowiązanie miało być uregulowane ponad dwa miesiące temu, ale nadal nie wykazujecie Państwo chęci współpracy w tej kwestii… – We have expected this matter to have been settled at least two months ago, but you have shown no indication of cooperating with us…

Nalegamy na uregulowanie rachunku. Prosimy o natychmiastową zapłatę. – We must now press you to clear this outstanding account. Please send your remittance immediately.

Formalne wyrażenia oznaczające skierowanie sprawy do sądu:

Dajemy Państwu jeszcze siedem dni na zapłatę, po tym czasie sprawa zostanie przekazana naszym prawnikom. – We are giving you a further seven days to send your remittance after which the matter will be dealt with by our solicitors.

Nie pozostawili nam państwo innej alternatywy niż wystąpienie na drogę sadową. – You have left us no alternative but to take legal action.